Dochodowy Biznes

Wybór firmy eventowej jest obecnie niełatwym zadaniem – rynek eventów w Polsce od kilku lat bardzo dynamicznie rośnie. Menadżerowie wielu przedsiębiorstw doceniają wartość, jaką dla firmy stanowią jej pracownicy i starają się tworzyć silniejszą więź pracowników z organizacją, z drugiej strony rośnie rynek imprez dla klientów, partnerów firm. Event stał się jednym z podstawowych narzędzi marketingowych.

- Mimo tak bogatej oferty na rynku, wybór firmy eventowej często podejmowany jest na podstawie pobieżnego przeglądu, porównania cen i atrakcjii. To błąd, bowiem źle dobrani współpracownicy mogą przysporzyć nam więcej problemów niż korzyści. Poświęćmy na poszukiwanie oraz współpracę z firmą możliwie jak najwięcej czasu, a efekt na pewno nas zadowoli – mówi Sławomir Kosz, który od 6 lat prowadzi agencję Event 4×4, specjalizującą się w wyprawach terenowych, quadowych i survivalach. Co zatem powinniśmy zrobić, aby wykonawca projektu został wybrany właściwie, a event okazał się wielkim sukcesem?

Po co ten event?
Eventy firmowe można podzielić na dwie grupy: te związane ze strategią marketingową (wprowadzenie nowego produktu, budowanie więzi z klientami, partnerami firmy itp.) oraz eventy organizowane dla pracowników firmy, często z ich rodzinami. Podczas, gdy wśród eventów dla pracowników przeważają imprezy, na których atrakcjami są zajęcia podnoszące adrenalinę, szkolenia outodoorowe pozwalające na przełamywanie swoich ograniczeń i słabości (parki linowe, jazda quadami, jazda samochodami terenowymi w trudnych warunkach), dla partnerów i klientów organizuje się raczej eleganckie konferencje, pokazy, czy bankiety.

– Aby impreza wyszła dobrze, należy najpierw ustalić, w jakim celu ją organizujemy – czy zależy nam na nagrodzeniu pracowników za udany rok, czy może chcemy spotkać się z ważnymi kontrahentami. Każdy z tych eventów będzie wykorzystywał inne narzędzia. Jeśli np. zdecydujemy, że chcemy zapewnić rozrywkę dla 50 młodych mężczyzn, powinniśmy zwrócić się do firmy, która ma odpowiednie zaplecze i praktykę w „wyjazdach z adrenaliną” – podpowiada Sławomir Kosz.

Ze względu na bardzo duże zróżnicowanie odbiorców oraz możliwych scenariuszy przebiegu eventu, ani kroki podjęte na etapie planowania i przygotowania, ani efekt końcowy nie wpisują się w jeden model działania. Dlatego tak ważny jest staranny wybór firmy organizującej imprezę, która oprócz przedstawienia nieszablonowej koncepcji, będzie również zdolna do jej sprawnej realizacji.

Z kim chcemy pracować?
Przy wyborze firmy, która będzie organizować event, najważniejsze jest dopasowanie oferty do naszych oczekiwań. Zwróćmy uwagę nie tylko na zakres oferowanych atrakcji, bazę noclegową, czy pomysł, ale przede wszystkim na ludzi, z jakimi przyjdzie nam współpracować. Trudno zorganizować udane przedsięwzięcie nie „nadając na tych samych falach”. Podczas wstępnych spotkań zwróćmy uwagę na punktualność, przygotowanie merytoryczne i rzetelność przyszłego szefa projektu, a także na cechy osobowości takie jak: komunikatywność i zapał do realizacji naszego zlecenia.

- Z doświadczenia wiem, że przy wyborze firmy eventowej warto zwrócić uwagę na 7 kwestii: pomysł, doświadczenie, możliwości (spektrum rozrywek), finanse, referencje, ludzie i bezpieczeństwo. Jeśli dokonujemy selekcji spośród kilku firm te punkty pozwolą nam na ich świetne porównanie i pomogą w podjęciu decyzji końcowej – podpowiada Beata Kłossowska-Tyszka, partner zarządzający agencji Event 4×4.

Sprawdźmy dokładnie strony internetowe wybranych firm – świetnym źródłem wiedzy są opisy zrealizowanych imprez oraz galerie zdjęć. Jeśli możemy, zaczerpnijmy opinii znajomych i własnych pracowników – może ktoś wcześniej współpracował z którąś z firm branych przez nas pod uwagę.

Jak przygotować zapytanie?
Przed organizacją imprezy należy ustalić jak najwięcej szczegółów. Po naszej stronie pozostaje przygotowanie briefu, w którym znaleźć powinno się jak najwięcej informacji nt. uczestników, preferowanych miejsc i szacunkowego budżetu. Im więcej danych, tym lepszą ofertę będzie mogła przygotować agencja eventowa. Warto w briefie zaznaczyć także wiek i płeć uczestników oraz indywidualne preferencje np. w kwestii posiłków i noclegów. Jeżeli mamy jakieś specyficzne oczekiwania, one również powinny znaleźć się w zapytaniu.

Profesjonalna agencja przygotuje pomysł i propozycję scenariusza imprezy oraz wstępną wycenę. Spośród ofert wybieramy najatrakcyjniejszą dla nas, warto jednak pozostać w kontakcie także z firmą, której oferta zajęła w naszym rankingu drugie miejsce, na wypadek, gdyby z pierwszą coś poszło nie tak jak powinno.

Już sam sposób przedstawienia oferty pozwoli nam ocenić kreatywność i doświadczenie firmy eventowej. Multimedialna prezentacja ze zdjęciami, napisana żywym językiem może być obietnicą czegoś niepowtarzalnego i przygotowanego tylko dla nas. Unikajmy firm, które proszą, abyśmy sami wybrali wszystkie atrakcje i odsyłają nas do cenników podanych na stronie internetowej. W takim przypadku możemy nie uzyskać obsługi na oczekiwanym przez nas poziomie.
Dobrym sprawdzianem dla przyszłego zleceniobiorcy będą tak zwane trudne pytania zadane znienacka na spotkaniu – Kto jest odpowiedzialny na miejscu za bezpieczeństwo uczestników?, Jakie działania zostaną podjęte w przypadku nagłej zmiany pogody?, Jaki jest środek ewakuacji z miejsca realizacji programu? Doświadczeni organizatorzy na pewno poradzą sobie z nimi bez problemu, potwierdzając, że są godni naszego zaufania.

Przede wszystkim: współpraca.
Niezależnie od dokonanego wyboru imprezy oraz firmy organizującej event, pamiętajmy, aby pozostawać stałym kontakcie z szefem projektu i odpowiadać na jego wszelkie pytania podczas realizacji. Najlepiej oddelegować z firmy osobę lub zespół decyzyjny w kwestiach związanych z eventem. To usprawni prace przygotowawcze i pozwoli na trzymanie się harmonogramu, a tym samym – zapewni nam komfort cieszenia się imprezą dopiętą na ostatni guzik. A przecież o to chodzi.

Więcej informacji na temat agencji Event 4×4 dostępnych jest pod adresem www.event4x4.com.pl oraz info@event4x4.com.pl

Agencja Event 4×4 to wrocławski organizator wypraw oraz imprez integracyjnych związanych głównie z jazdą terenową samochodami i quadami. Firma powstała z pasji do off-roadu oraz dalekich podróży. Zorganizowała lub brała udział w kilkunastu wyprawach samochodami terenowymi w Rumunii, Litwie, Łotwie, Estonii, Rosji, Islandii, Finlandii, Afryce i Ameryce Północnej. Kilometr po kilometrze odkrywa offroadowy świat – z dala od wielkich aglomeracji i zatłoczonych autostrad. http://www.event4x4.com.pl

Polecamy również:

• 

  Promuj firmę odpowiednim gadżetem

  Zbliża się koniec sezonu wakacyjnego i nadchodzi czas wydarzeń biznesowych, imprez o charakterze firmowym oraz targów branżowych. Jest to dobra okazja do zaprezentowania firmy, dzięki nowoczesnym i zaskakującym, indywidualnym materiałom reklamowym. Przygotowanie odpowiedn...

• 

  Jak dobrze wybrać ekipę budowlaną?

  Mamy już wybrany projekt domu, zamówione materiały budowlane, załatwiliśmy wszystkie pozwolenia na budowę oraz inne formalności. Czas na wybór firmy wykonawczej, która zrealizuje nasze marzenie ? wybuduje nasz dom. Bardzo ważne jest powierzenie tego zadania solidnej, sp...

• 

  Jak wybrać dobry system kopii zapasowych dla firmy?

  Co zrobić, aby dokonać optymalnego wyboru? Rozwój organizacji wiąże się zazwyczaj z dynamicznym rozwojem infrastruktury IT, zwiększa się ilość serwerów, baz danych i aplikacji. W takiej sytuacji może okazać się, że stosowane do tej pory metody zabezpiec...

• 

  Student zakłada własną firmę

  Przedsiębiorczy studenci coraz odważniej wchodzą na rynek pracy. Ich celem nie zawsze jest praca w międzynarodowym koncernie, a coraz częściej założenie własnego biznesu. Droga do sukcesu jest długa i kręta, ale studentów to nie przeraża. W ciągu ostatnich dwó...

• 

  Zimny czy gorący ? który lead wybrać?

  Ostatnio coraz więcej firm wykorzystuje internetowe leady do zdobywania klientów na swoje produkty finansowe. Szczególnie w czasach spowolnienia gospodarczego taka metoda, gdy jest dobrze zastosowana, jest bardzo opłacalna – komentarz ekspercki: Mateusz Ostachowski z Ko...

• 

  PowerSport ? Coraz więcej Nas!!!

  Miło nam Państwa poinformować o poszerzeniu zespołu Power Sport o nowych kreatywnych Event managerów, dzięki czemu powiększyliśmy zakres działań o kolejne usługi i projekty: eventy, integracje, teambuilding-i. Nowe produkty i projekty związane z wyjazdami, spotkaniami...

• 

  Jak skuteczniej promować swoją firmę w Internecie?

  O czasach kiedy internet był znany i dostępny jedynie nielicznym mało kto już pamięta. Co więcej, młodsze pokolenia niemal nie są w stanie wyobrazić sobie ery przedinternetowej, a i wśród osób starszych z każdym rokiem rośnie odsetek użytkowników. Internet, jako �...